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懲戒処分の「弁明の機会」とは？必要な場合・時期・書面通知【弁護士解説】

2023-03-28

懲戒処分を行うにあたり、「対象となる社員本人に弁明の機会を与えるべきか」「どのようなタイミング・方法（書面・口頭）で弁明の機会を与えればよいか」というご相談を受けます。

懲戒処分の有効性が争われる裁判や労働審判では、労働者側から「弁明の機会がないまま懲戒処分を受けた。このような懲戒処分は無効である」と主張されるケースも多くあります。懲戒処分を進めるうえで、「弁明の機会」は非常に重要です。

この記事では、懲戒処分における弁明の機会の付与について、実務上の注意点を解説します。

【この記事のポイント】

  • 弁明の機会とは、懲戒処分の前に、問題を起こした社員本人の言い分を聞く機会のこと
  • 就業規則に「弁明の機会を与えなければならない」との定めがある場合、弁明の機会を与えずに行った懲戒処分は無効となる
  • 就業規則に定めがなくても、懲戒解雇や降格などの重い処分では弁明の機会を与えておくべき
  • 弁明の機会は、懲戒処分の通告や事情聴取とは別の機会に設ける
  • 弁明の機会を与えることは、書面（通知書）で本人に伝え、証拠に残す

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懲戒処分における「弁明の機会」とは

弁明の機会の意味

弁明の機会とは、懲戒処分に先立ち、対象となる社員本人から、問題行動に及んだ理由・動機や、問題行動に対する現時点での考え（反省など）を聞く機会を設けることです。

簡単にいえば、「問題を起こした本人の言い分を聞く」ということです。

会社は、本人の言い分も聞いたうえで、次の2点を判断します。

  • 懲戒処分を行うか否か
  • 懲戒処分を行う場合、どのような処分とするか

弁明の機会を与える理由

懲戒処分は、企業秩序を維持するための制裁罰といわれており、実社会における刑罰のようなものです。このような性質から、懲戒処分の内容には「相当性」が求められます（労働契約法15条）。

会社は、懲戒処分が「社会通念上相当である」といえるよう、問題行動の内容（行為態様、結果の重大性、反復継続性など）に加え、行為に至った動機や反省の有無など、さまざまな事情を総合して処分を決定します。

弁明の機会を通じて明らかになった本人の言い分も考慮して処分内容を決めたことは、懲戒処分の相当性を裏付ける事情の一つとなります。

労働契約法15条　使用者が労働者を懲戒することができる場合において、当該懲戒が、当該懲戒に係る労働者の行為の性質及び態様その他の事情に照らして、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、当該懲戒は、無効とする。

弁明の機会を与える「もう一つの理由」

実務では、本人の言い分を聞くことには「ガス抜き」としての性質もあります。本人の言い分を聞くことで、裁判などの無用なトラブルに発展することを防ぐ意味があります。

弁明の機会は、必ず与えないといけないのか？

必須かどうかは、就業規則に定めがあるかどうかで異なります。まずは自社の就業規則を確認してください。

就業規則の定め弁明の機会の付与与えなかった場合
「弁明の機会を与えなければならない」との規定あり必須懲戒処分は無効
規定なし原則は任意。ただし懲戒解雇・降格など重い処分では与えるべきそれだけで直ちに無効となるわけではない。重い処分では無効であると判断されるリスクあり

就業規則に規定がある場合：弁明の機会の付与は必須

就業規則に「（懲戒処分を行うには）弁明の機会を与えなければならない」と定められている場合、弁明の機会を設けることは必須です。

弁明の機会を与えずに懲戒処分を行うと、その処分は就業規則に違反するものとなり、処分自体が無効となってしまいます。この点は、裁判や労働審判で労働者側からよく主張されるポイントです。

さらに、弁明の機会を与える「時期」にも注意が必要です。

懲戒処分の通告時に聞くだけでは不十分

弁明の機会は、懲戒処分に先立って与えるものです。懲戒処分を通告する場で本人の言い分を聞いても、弁明の機会を与えたことにはなりません。

また、通告前に弁明の機会を与えたとしても、通告と同じ日時・場所で行うと、「弁明の機会を与えられなかった」と主張されるおそれがあります。

「弁明の機会の付与」と「懲戒処分の通告」は、別々に行いましょう。

就業規則に規定がない場合：重い処分では与えるべき

就業規則に定めがない場合、弁明の機会を与えなかったことを理由に、懲戒処分が直ちに無効となるわけではありません。

ただし、懲戒解雇や降格処分など重い処分を検討している場合は、定めがなくても弁明の機会を与えておくべきです。 理由は次の2点です。

  1. 重い処分では、就業規則に規定がなくても弁明の機会を与えるべきとする見解があり、裁判等で相手方弁護士からそのような主張を受ける可能性があるため
  2. 前述の「ガス抜き」としての効果が期待できるため

弁明の機会は書面（通知書）で伝えること

裁判や労働審判では、「弁明の機会を与えた／与えていない」が争点となることが少なくありません。

「本人には、弁明の機会を与えると口頭で伝えた」というだけでは証拠がないため、会社側の言い分が認められない可能性があります。こうした場合に備えて、弁明の機会を与える旨を記載した書面（通知書）を交付しておくことが有益です。 特に懲戒解雇など、後に紛争となる可能性が高いケースでは、書面の交付による慎重な対応が必要です。

通知書には、次の事項を記載してください。

  • 問題行動の概要
  • それに対して弁明の機会を与えること
  • 弁明の機会を設ける日時

まとめ（懲戒処分前のチェックリスト）

  • □ 就業規則に「弁明の機会を与えなければならない」との規定があるか確認した
  • □ 懲戒解雇・降格など重い処分の場合、規定がなくても弁明の機会を設けた
  • □ 弁明の機会を、事情聴取とは別の機会に設けた
  • □ 弁明の機会を、懲戒処分の通告とは別の日時・場所で設けた
  • □ 問題行動の概要と弁明の機会の日時を記載した通知書を交付した

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パワハラを理由とする懲戒処分の注意点

2023-03-25

パワハラ問題が発生した場合、企業秩序を維持するため、加害者を処分（懲戒処分）することが考えられます。今回は、パワハラの加害者に対する懲戒処分の程度について説明します。

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注意指導が行き過ぎたケース

　注意指導が行き過ぎたケースは、その方法（過剰な叱責など）に問題はあるものの、注意指導しなければならない場合であり、業務上の必要性は一応あったといえます。この場合、行為態様・行為期間を総合して、厳重注意や軽い懲戒処分（戒告、減給など）の中から選択することになります。また、注意指導が行き過ぎたケースであっても、過剰ないし執拗な注意指導によって被害者が精神疾患に陥った場合には、より重い懲戒処分を検討することになります。
　なお、加害者が管理職の立場にあり、同種行為を繰り返す場合には、人事権行使としての降格（降職）を検討することになります。

業務上の必要性のないパワハラ（職場いじめなど）

　業務上の必要性のないパワハラは、悪質性が高いといえます。このような場合には、行為態様、行為期間や被害態様等を勘案した上で、減給や停職を検討することになります。

刑事事件（傷害事件など）に該当するようなパワハラ 　

　業務上の必要性の有無にかかわらず、その行為態様が刑事事件に該当する場合には、再発防止の観点から厳しい態度で臨む必要があります。この場合、行為態様や被害状況（被害者の負傷程度など）によっては懲戒解雇も検討することになります。

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パワハラの判断基準（簡易版）

2023-03-19

問題を起こした従業員（部下）を注意したところ、「パワハラです。」と言われてしまった、という相談を受けることがあります。
今回は、どのような場合にパワハラ（パワーハラスメント）となり得るか、簡単な判断基準を説明します。

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業務上の必要性の有無

まず、その注意指導に業務上の必要性があるか否かが問題となります。

例えば、勤務態度が不良である、仕事でミスをした場合など。
このような場合、同様の行為に及ばないよう、会社（上司）は従業員を注意指導する必要があります。このような注意指導は、「業務上の必要性」があるため、注意指導したからといって、ただちにパワハラに該当するわけではありません。

注意指導の態様

注意指導に「業務上の必要性」がある場合、その態様（言い方・頻度など）が問題となります。

例えば、小さなミスについて過剰に叱責する、問題を起こした従業員の人格を否定するような言動に及ぶことは、正当な注意指導の範ちゅうを超え、パワハラに該当する可能性があります。もっとも、例えば工場での仕事の場合、小さなミスが重大な事故につながる恐れがあり、小さなミスに対して強く叱責したからといって、全てがパワハラに該当するわけではないと考えます（私見）。
なお、「強い叱責」と「感情的になって強く怒鳴りつけること」は違いますので、ご注意ください。

パワハラ該当性の判断図（簡易版）

以下は、パワハラに該当するか否かを簡単にまとめたチャート図（簡易版）です。従業員を注意指導するとき、従業員（部下）からパワハラの申告受けたときのご参考となればと思います。

パワハラに該当するといっても、
　①　不適切レベル
　②　違法（民事）レベル
　③　違法（刑事）レベル

など、いろいろなレベルがあります。

いずれに該当するかは、個別具体的な判断を要します。注意指導についてパワハラであるとの申告を受けた場合には、弁護士にご相談されることをお勧めします。

パワハラ予防に必要な視点

注意指導の目的は、従業員に対し、今度、同じミスを繰り返させない点にあります。従業員を頭ごなしに叱りつけることは、反省を促すどころか、かえって反発を招く危険があります。
従業員も、失敗したくて仕事をしているわけではありません。真面目に働いていても、ミス（間違い）が生じることはあります。ミスの原因を確認・聴取することなく、結果だけを見て、従業員を強く責めることは、パワハラトラブルの原因となり得るところです。
無用なトラブルを回避するためには、従業員が問題を起こした原因を確認すること、注意指導する際には理由（特に、このままの状態で放置すると、どのような問題が生じるか）も告げることも必要でしょう。

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団体交渉は、録音した方がよいでしょうか？

2022-08-26

Ｑ．はじめて団体交渉に参加することになりました。後日、「言った・言わない」の水掛け論を避けるため、団体交渉のやりとりは録音した方がよいでしょうか？

Ａ．団体交渉のやりとりは、労働組合側は録音するのが通常です。会社側も録音しておくとよいでしょう。

団体交渉は、団交事項について労使双方がお互いの意見を述べるため、途中で議論が脱線したり、解雇の有効性について協議している途中で在職中の残業代請求に議論が移ってしまう等、議論が錯綜することも多くあります。
このためメモだけでは団体交渉の経過・内容を正しく記録できない可能性があるため、団体交渉の内容を録音しておくことは有用です。また、多くの団体交渉では、労働組合は団体交渉の内容を録音しています。
後日、「言った・言わない」の紛争を回避するためにも、会社側も団体交渉を録音し、証拠保全しておくことは必要な措置といえます。

団体交渉には、社長が出席しないといけないのでしょうか？

2022-08-25

Ｑ．団体交渉の席上、組合側から社長を参加させろと強く要求されています。社長は団体交渉に参加しないといけないのでしょうか？

Ａ．必ずしも社長が参加する必要はありません。

必ずしも社長が団体交渉に参加する必要はありません。もっとも、組合側から不誠実団交（誠実交渉義務違反：不当労働行為）と言われないようにするために、団体交渉に臨む際、会社側担当者は、あらかじめ決裁権限の枠をもらっておく必要はあります。

組合が指定した団体交渉の場所に応じないといけないか？

2022-08-24

Ｑ．団体交渉申入書には、団体交渉の場所として、当社の会議室が指定されていました。このような場所の指定に応じないといけないのでしょうか？

Ａ．開催場所の指定に応じる必要はありません。

団体交渉申入書には、通常、団体交渉の開催場所が記載されています（例えば、「会社事務所」など）。しかし、これは、労働組合（労働者）側の要望を記載したものに過ぎません（ちなみに、「団体交渉は、会社の事務所で行わなければならない。」という法律上の規定があるわけではありません。）。


「団体交渉でやってはいけないこと」とは、団体交渉を拒否することですが、組合が求める場所での団体交渉を拒絶したとしても、合理的根拠のある対案を示していれば、団体交渉を拒否したことにはなりません。

会社において、団体交渉申入書に記載された場所での実施に支障があると判断した場合には、別の場所を提案しても問題ありません（実務では、労使双方にとって交通アクセスのよい貸会議室を利用するケースもあります。）。

労働組合が会社事務所での団体交渉の実施を要求するのに対し、会社側が会社事務所での団体交渉の実施を拒否したとします。その場合、組合側からは、「会社事務所で団体交渉を実施するのが労働者にとっても便利であり、これを拒否することは不誠実であり、違法である。」等と言われるかもしれません。

しかし、これに対しては、「会社事務所以外の場所（貸し会議室など）を指定した上で、終業後の移動時間を考えて、団体交渉の開始時刻を遅めに設定する」など、労働者側に配慮した対案を示すことが有用です。

このような対応であれば、団体交渉を不当に拒絶しているとはいえず、違法と評価されるものではないと考えられます。そして、組合としても、団体交渉によって会社と協議することが目的なので、一定の配慮がなされた対案が示されれば、団体交渉申入書に記載した開催場所に固執する可能性は低いと予想できます。

ただし、労働者の就業場所から余りに離れた場所を指定すると、「事実上、団体交渉を拒否している。」と言われてしまします。そして、この場所以外では団体交渉に応じないとすることは、違法（団体交渉拒否）と判断される可能性があります。このような対応は、「団体交渉でやってはいけないこと」です。ご注意ください。

組合が指定した団体交渉の日時に応じないといけないか？

2022-08-23

Ｑ．団体交渉申入書が届き、驚いて読んでみると、団体交渉の日時が１週間後と指定されていました。しかし、これでは当社の準備が到底間に合いません。労働組合が指定した日時に団体交渉に応じないといけないのでしょうか？

Ａ．必ずしも労働組合が指定した日時に応じる必要はありません。

団体交渉申入書には、労働組合（労働者）側の言い分が記載されており、その内容を確認する必要があります。また、会社側の言い分を整理・検討するための準備も必要です。会社として、誠実に団体交渉に応じるためには、このような準備が不可欠です。

そして、そのような準備に必要な期間であれば、労働組合が開催日の延期に応じる可能性も高いと考えます（あまりに長い準備期間を主張すると、「不当な先延ばし」と言われるため、ご注意ください。）。

なお、団体交渉の準備には時間がかかるため、団体交渉申入書が届いたら、速やかに弁護士に相談する等の対応が必要です。

Q＆A　従業員が退職しているにもかかわらず、団体交渉に応じないといけないでしょうか？

2022-08-22

Ｑ．退職したはずの従業員が加入したとのことで、合同労組から団体交渉申入書が送られてきました。その従業員は，すでに当社を退職しているので、団体交渉に応じる必要はないのではないでしょうか？

Ａ．団体交渉として、解雇・退職の無効を争う場合、あるいは、在職時における未払賃金（残業代）の請求等に関する場合には、団体交渉に応じる必要があります。

Q＆A　団体交渉の代わりに、書類のやりとりで済ませられないでしょうか？

2022-08-20

Ｑ．会ったことのない人たちと直接会って交渉するのではなく、書類のやりとりだけで済ませたいと思います。書類のやりとりも「交渉」なので、団体交渉に応じていることになりませんか？

Ａ．組合側が対面による交渉を要求している場合には、これに応じる必要があります。これを拒絶することは、「団体交渉拒否」に該当すると考えられます。

Q＆A　団体交渉ではなく、従業員との直接交渉で解決できないでしょうか？

2022-08-19

Ｑ．聞いたことのない労働組合と団体交渉するよりも、従業員個人と話し合って解決した方がよいのではないでしょうか？

Ａ．団体交渉の申入れがあるにもかかわらず、従業員個人と直接話し合おうとすることは、不当労働行為である「団体交渉拒否」や「支配介入」に該当します。このため会社は、労働組合と団体交渉する必要があります。

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