退職勧奨の進め方(事前準備・面談時の注意点)【会社向け】

「退職勧奨には事前準備が必要」とわかっているものの、具体的に、どのような事前準備をすれば分からない担当者の皆様が多いと思います。また、部下・従業員に退職を勧める面談も、どのように進めてよいか分からない方が多いのではないでしょうか。

今回は、退職勧奨を進めるにあたり、会社側が準備すべき事項、面談時の注意点について説明します。

退職勧奨する前に押さえておくべきポイント

退職勧奨とは?(解雇との違い)

そもそも退職勧奨とは何でしょうか?
解雇とは,何が違うのでしょうか?
実際に退職勧奨を実施する前に、まずは、「退職勧奨」と「解雇」との違いを押さえておく必要があります。

この点を押さえておかないと、結果として「間違った対応」(場合によっては、違法行為)を行ってしまう危険があります。

解雇は、会社が従業員に対し、労働契約の終了を一方的に通告する行為です。いわゆる「クビ」というもので、解雇するか否かを決めるのは会社です。これに対し、退職勧奨とは、対象者の自主退職を促す行為です。退職するか否かを決めるのは従業員となります。退職するか否かを決めるのは従業員本人であるため、退職勧奨の結果、対象者(部下・従業員)がどうしても退職に応じない場合、会社は、対象者の退職を強制することはできません(この場合、対象者に解雇事由がある場合には、解雇するかを検討することになります。)。

退職勧奨を行うにあたっては、このような「解雇」と「退職勧奨」の違いをしっかりと理解しておく必要があります。「退職勧奨」と言いながら、実際は、「解雇」と同じ対応を行っている会社も多いので、ご注意ください。

従業員への退職勧奨を検討する場合とは

会社が従業員の退職勧奨を考えるのは、次の場合が多いかと考えます。

① 対象者が問題行動を起こしたとき(パワハラなど)

② 対象者がローパフォーマーであるとき

いずれの場合も、その従業員に「問題」(問題行動)があると判断したからこそ、会社はその従業員に対する退職勧奨を決意したと考えられます。これは、「その問題がなくなれば、会社としては従業員に退職してもらう必要がなくなる」ことを意味します。

したがって、退職勧奨を検討するにあたっては、その前に、注意指導等によって問題(問題行動)が解消されないかを検討してください(退職勧奨の進め方(退職勧奨する理由の整理)【会社向け】)。

過去の事例では、それまで注意指導がキチンと行われていなかったところ(口頭注意しか行われていなかった場合を含む。)、会社が注意指導書を発行する等、注意指導を意識的かつキチンと行った結果、問題行動が改まったケースもあります。

このように注意指導しても問題行動が改まらない場合、問題行動の防止・解消に向けて本人と話し合ったものの、それが実現できない場合に、退職勧奨を検討することになります。

退職勧奨を検討する際に「忘れてならない視点」

退職勧奨が失敗する多くのケースは、「対象者に辞めてもらう」という結論ありきの対応に終始した結果、無理な退職勧奨を行ってしまう場合です。しかし、そもそも「退職勧奨」とは、従業員の問題行動の防止・解消について話し合ったものの、改善・解決の見込みがない場合に、「最後の手段」として提案するものです。これは、「退職勧奨するか」を検討するにあたり、「忘れてはならない視点」です。この視点は、退職勧奨に向けた事前準備や対象者との面談の際に、常に念頭に置いてください。

面談に先立ち、具体的に準備すべきこと

退職勧奨に先立ち、事前に準備すべきこと

退職勧奨の話を切り出して、「はい、わかりました。」と即答する人はほとんどいません。反発されるでしょうし、いろいろな質問が出てくると思います。

このため、退職勧奨を進めるにあたっては、あらかじめ想定問答を準備しておく必要があります。特に、退職勧奨は日常的に生じる業務ではないため、実際に退職勧奨を行う担当者の皆様も、退職勧奨のやり方が分からず、対象者の態度や質問に戸惑ってしまうと思います。そこで、事前準備をしっかりと行う必要があります。

具体的に準備しておくべき想定問答

退職勧奨を進めるにあたり、以下の点については、必ず準備しておいてください(これらは、退職勧奨する際に、対象者からよく質問される事項です。)。

会社が本人に退職を勧める理由(退職勧奨する理由)

ここでは、「本人の問題行動→会社による注意指導→本人が改善しなかったこと」という一連の事実経緯を説明することになります。そして、このような出来事が繰り返され、改善の見込みがないため、退職勧奨するに至った旨を説明することになります。ここでは、一連の事実経過(客観的事実)を淡々と説明することが重要です。

なお、「会社による注意指導」が口頭のみの場合は、「注意した・注意していない」の水掛け論に陥る危険があります。したがって、注意指導は、書面(あるいはメール)による方法で実施しておく必要があります(書面やメールによる注意指導は、後日、訴訟になった場合、「会社が注意指導していたこと」に関する証拠となります。)。

退職金、有給消化、雇用保険、健康保険に関する回答

これらについては、いざ退職するとなると、従業員が気にするポイントです。これらについては、「質問される」前提でしっかりと回答準備をしておいてください。事案によっては、退職金の上乗せ等も検討すべきケースもあると思います。この点についても、あらかじめ社内で検討しておく必要があります。

ほかに準備しておくべき想定問答

そのほかにも、どのような話・タイミングで退職の話を持ち出すかについても、あらかじめ準備しておくとよいでしょう。また、対象者から、「クビですか?」といった質問や「退職する気はありません」等の反応が出てくることも予想されます。

特に、対象者が退職に応じない場合の対案については、あらかじめ検討・準備しておく必要があります(退職勧奨の切り出し方(想定問答)【会社向け】)。

面談時の注意点(問題行動に関する本人の考えを聴取すること)

面談時の注意点(本人の話を聞くこと)

退職勧奨するのは、対象者である部下・従業員に問題行動があり、しかも、同種行為を繰り返している場合が多いと思われます。

対象者が引き続き会社で働くことを希望する場合には、今後、二度と同種行為に及ぶことがないよう、問題行動に関する本人の自覚や反省について、しっかりと聴取する必要があります(このとき、誓約書を取り付けることもポイントです。)。

ここで注意していただきたいのは、「今後、気を付けます」という抽象的な回答ではなく、問題行動について真剣に考えてもらい、再発防止に向けた考えについて、本人にきちんと説明を求めることです。このような対応は、他の社員に対する安全配慮義務や企業秩序維持の観点からも必要です。

このような会社の問いかけに対し、対象者が不誠実な対応(回答)に終始している場合に、退職勧奨を行うことになります。

このような流れで退職勧奨を持ち出すことは、会社側の対応として不当とはいえません。

面談時の注意点(2名程度で対応すること)

退職勧奨する際には、できる限り複数(2名程度)で対応するのがよいと言えます。1対1の場合、冷静な話し合いができなくなる可能性があります。また、1対多数の場合には、後日、「複数人に囲まれて退職すると言わざるを得ない状況に追い込まれた」と言われてします可能性があります。

そこで、会社側の担当者は、2名程度で対応するのがよいと考えます。

まとめ

退職勧奨を進める上で、会社側は、「問題行動を起こした社員に対し、再発防止についての具体的な見解を聞く。そこで、しっかりとした考え・回答が出てこない場合には、退職勧奨を行う。」というスタンスで臨むのがよいといえます。

また、面談の際には、会社の考えを一方的に告げるのではなく、まずは対象者(部下・従業員)の考えをじっくりと聞いてください。

① 対象者の意見・回答を聞き、必要に応じて会社の考えを伝える。

② 対象者の意見・回答では問題解決とならない場合に、退職勧奨を切り出す。

このような流れで進めることが、円滑な面談を実現するコツです。

退職勧奨の事前準備でお困りの企業様は、加藤労務法律事務所までご相談ください。

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