部下・従業員に対する退職勧奨の進め方について、ご説明します。今回は、退職勧奨を進めるにあたり、「退職勧奨する理由を整理すること」の重要性について、ご説明します。
どうして部下・従業員に対する退職勧奨を行うのか（退職勧奨しなければならないのか）、その理由を整理してください。
退職勧奨は、対象者の人生を変えてしまいかねないものです。このため、会社側は退職勧奨には慎重であるべきです。また、退職勧奨を行う場合には、当然、対象者から理由を聞かれます。回答しても反論される可能性があります。ここで曖昧な対応に終始すると、対象者を説得することなど不可能です。
問題行動の特定・証明
退職勧奨しようと考える部下・従業員は、何らかの問題行動を起こしているはずです。その「問題行動」が何であるかを明らかにしてください。そして、その「問題行動」が客観的証拠によって証明できるかを確認してください。
会社が問題行動を理由に退職勧奨を行おうとする場合には、対象者から問題行動の存在を否定されることがあります（パワハラ的言動の場合は、本人に自覚がないこともあって、問題行動を指摘しても否定される場合が多いといえます。）。そのような場合に備えて、証拠を収集・準備する必要があります。
退職勧奨を行う必要があるか
問題行動が特定・証明できた場合には、退職勧奨が唯一の方法であるかを検討してください。退職勧奨の目的は、職場秩序の維持・回復です。もし、そのほかの方法によって職場秩序の維持・回復ができるのであれば、そちらの方法を検討してください。
例えば、パワハラ的な言動で周囲に迷惑をかける従業員の場合、まずは対象者に言動を改めるよう注意指導することが必要です。それでも改まらない場合には、異動等の措置によって問題解決できないかを検討してください。ちなみに、パワハラ的言動の場合、詳細を調べてみると、部内の特定従業員と不仲であることが原因である場合があります。そのようなケースでは、問題社員を異動すること解決できる場合もあります。
これに対し、パワハラ的言動により、これまで異動を繰り返してきた場合で、次の受入先がない場合には、退職勧奨を検討することになります。
まとめ
退職勧奨を行う場合には、その理由をしっかりと整理してください。実際に、退職勧奨を行う場合には、対象者から反論や質問が出てくるケースが大半です。
退職勧奨の理由を整理するというのは、これらに対する会社側の言い分を整理することにほかなりません。これらが不十分な場合には、退職勧奨を行うことにはリスクがあります（「不当な退職勧奨」と主張されるリスク）。逆に、退職勧奨を行う理由がしっかりとしていれば、対象者から「不当な退職勧奨」と主張される可能性は低くなり、あとは「対象者を説得できるか」の問題になります。
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