懲戒処分で問題となる「弁明の機会」について

懲戒処分の有効性が争われる裁判や労働審判では、労働者側から「弁明の機会がないまま懲戒処分を受けた。このような懲戒処分は無効である。」と主張されるケースが結構あります。今回は、弁明の機会の付与について、実務上の注意点をご説明します。

弁明の機会とは

「弁明の機会」とは、いったい何でしょうか?

いつ、何を行えば、「弁明の機会を与えた」と言えるのでしょうか?

弁明の機会とは何であるか?

「弁明の機会」とは、懲戒処分に先立ち、対象者(社員本人)から、問題行動に及んだ理由・動機、問題行動を起こしたことに対する現時点での考え(反省など)を聞く機会を設けることです。会社は、これらに関する対象者の言い分も聞いた上で、懲戒処分を行うか否か、あるいは、どのような懲戒処分とするかを判断します。

懲戒処分とは、企業秩序を維持するための制裁罰と言われています。これは、実社会における刑罰のようなものです。このような懲戒処分の性質上、その処分内容には相当性が要求されます(労働契約法15条)。

労働契約法15条 使用者が労働者を懲戒することができる場合において、当該懲戒が、当該懲戒に係る労働者の行為の性質及び態様その他の事情に照らして、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、当該懲戒は、無効とする。

弁明の機会を与える理由は?

会社は、懲戒処分が「社会通念上相当である」というため、問題行動の内容(行為態様、結果の重大性、反復継続性など)のほか、行為に至った動機や反省の有無など、問題行動をめぐる様々な事情を総合した上で、懲戒処分を決定します。そして、弁明の機会を通じて明らかとなった本人の言い分も考慮することは、懲戒処分の相当性を裏付ける事情の一つとなります。

弁明の機会を与える「もう一つの理由」

のみならず、実務では、対象者に弁明の機会を与え、その言い分を聞くことは、「ガス抜き」としての性質もあります。対象者の言い分を聞くことで、無用なトラブル(裁判など)に発展することを防止する意味もあります。

弁明の機会は、必ず与えないといけないのか?

就業規則に規定がある場合

この場合、弁明の機会を与えないといけない

就業規則上、「(懲戒処分を行うためには)弁明の機会を与えなければならない。」と規定されている場合には、弁明の機会を設けることが必須です。もし弁明の機会を与えていないと、その懲戒処分は就業規則に違反していることとなり、当該処分そのものが無効となってしまいます。

弁明の機会を与える時期(通告時に聞けばよいのか?)

ここで弁明の機会とは、懲戒処分に先立ち付与するものです。このため、懲戒処分の通告時に本人の言い分を聞いたとしても、それでは弁明の機会を与えたとはいえませんので、ご注意ください。また、通告前に弁明の機会を与えていたとしても、同一機会に実施すると、「弁明の機会を与えられなかった。」と主張される虞があります。そこで、「弁明の機会を与えること」と「懲戒処分の通告」は別個に行うべきといえます。

弁明の機会を与える時期(事情聴取時に聞けばよいのか?)

また、事情聴取の際、事実上、本人の言い分を聞くことがあります。ただ、この場合も、後日、「事情聴取は受けたが弁明の機会は与えられなかった。」と主張される虞があります。このため、無用な紛争を回避するためにも、就業規則上、弁明の機会の付与が要求される場合には、「事情聴取」と「弁明の機会を与えること」についても別個に行うべきといえます。

就業規則に規定がない場合

この場合、弁明の機会を与えないといけないわけではない

以上に対し、就業規則上、「(懲戒処分を行うためには)弁明の機会を与えなければならない。」という規定がない場合、弁明の機会を与えていないからといって、そのことが理由で懲戒処分が無効となることはありません。

そうであっても弁明の機会を与えた方がよい理由

もっとも、懲戒解雇や降格処分など、重い処分を考えている場合には、就業規則上、弁明の機会を付与することが要求されていないとしても、弁明の機会を与えておくべきです。

これは、重い処分を与える場合には、就業規則に規定がなくても弁明の機会を与えるべきとする見解があるため、後日、裁判等になった場合、相手方弁護士から、このような主張を受ける可能性があります。また、弁明の機会を与えることは、前述した「ガス抜き」としての効果が期待できることも理由です。

その他の注意点(書面で通知しておくこと)

裁判や労働審判で、「弁明の機会を与えた/与えていない」が争点となることは、少なからずあります。

このような場合に備えて、対象者には、弁明の機会を与える旨の書面を交付しておくことは有益です。同書面には、問題行動の概要を記載した上で、これに対する弁明の機会を与えること(その日時)を明記しておいてください。懲戒解雇など、後日、紛争となる可能性が高いケースでは、このような慎重な対応が必要といえます。

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